Norberto Amaral

Consultor de comunicação e managing partner da Cultiv.
www.cultiv.pt

Com o início da pandemia e a impossibilidade de estarmos fisicamente presentes com outras pessoas em contexto empresarial as reuniões transitaram para o mundo virtual e isso colocou-nos imensos desafios.

Recorda-se da sua reunião online mais recente? Como correu? Como se sentiu? Se não se sentiu inspirado e em forma não está sozinho – esta forma de interação ainda não é algo que sentimos como natural e que façamos com gosto. Com o eventual fim da pandemia e o advento de formas de trabalho remotas ou híbridas, vamos continuar a fazê-lo, pelo menos no horizonte próximo, pelo que é fundamental tornar estas interações em momentos eficazes e eficientes para todos. Mas como o fazer?

Ora eu não tenho uma varinha de condão para o fazer sentir-se melhor nas reuniões em que participa, nem tal seria justo para si porque existiria uma assimetria forçada entre a realidade e a perceção; tenho sim algumas sugestões sobre a melhor forma de se comportar online e de se preparar para fazer com que os seus interlocutores sintam que a interação consigo está a valer a pena. Isto é: está nas suas mãos melhorar a forma como comunica online, o que levará a uma melhoria da experiência dos seus interlocutores. Ser a mudança.

Há dois domínios fulcrais de melhoria de comunicação online: por um lado, os aspetos técnicos; por outro lado, a comunicação propriamente dita e como esta difere da comunicação presencial.

Os aspetos técnicos estão relacionados com posicionamento da câmara, iluminação e som. Comecemos com a câmara. O enquadramento ideal passa por emular uma fotografia para o cartão de cidadão ou passaporte. Comece por posicionar a webcam diretamente em frente a si e um pouco abaixo da sua linha de visão. Se estiver a usar um computador portátil poderá alcançar esta posição colocando-o sobre uma caixa com 10 a 15 centímetros de altura. De seguida, coloque o computador a uma distância de um braço a um braço e meio de si, de forma a ser possível ver uma parte do seu torso e dos seus gestos. Ajuste a sua posição na imagem de forma a ter o seu queixo no centro da imagem e a que a sua cabeça apareça na metade de cima do ecrã. Por fim, deixe um pequeno espaço entre o cimo da sua cabeça e o cimo da imagem. Esta posição é aquela a que estamos mais habituados a ver pessoas na televisão, por exemplo jornalistas a ler notícias e comentadores.

De seguida, garanta que o seu rosto é iluminado uniformemente para que as suas feições e expressões sejam perfeitamente visíveis. Evite ter luz por trás de si porque isso poderá lançar o seu rosto na penumbra e tornar-se-á difícil perceber as suas reações e atitudes. Se for impossível discernir o seu estado de espírito será igualmente difícil a outras pessoas estarem atentas a si.

O último aspeto técnico a considerar é a qualidade do som da sua voz, o principal veículo de transmissão de informação. É essencial que seja ouvido da melhor forma possível e quanto mais longas forem reuniões e outras interações online mais é importante que o som seja de excelente qualidade. Por isso, experimente gravar a sua voz com uma aplicação, por exemplo com o Audacity que é gratuito, ou um qualquer serviço online e ouça-se. Ouve ruído ou distorção? O volume está bem regulado? Se necessário, não hesite em adquirir e usar um microfone externo, idealmente com uma ligação USB (digital, logo de bastante melhor qualidade do que auscultadores com conector cilíndrico normal). Verá que tal trará uma diferença enorme e que se tornará mais confortável aos seus interlocutores prestarem-lhe a atenção que merece!

Tratados os três aspetos técnicos, há três aspetos da comunicação a não esquecer sempre que falar online.

O primeiro é o contacto visual. Sempre que estabelecer um bom contacto visual verá que a perceção que as outras pessoas têm de si melhora. Quando cruza o seu olhar com os seus interlocutores estes prestam mais atenção e devolvem o olhar, atenção e consideração. Por outro lado, não o fazer significa que perde uma oportunidade de criar uma ligação emocional com as outras pessoas – de facto, até poderá ser bastante estranho: quem gosta de estar a falar com outra pessoa que parece nos ignorar por não nos olhar nos olhos? Confiamos em tal pessoa? Damos-lhe atenção? Não, pois não?

Se estiver fisicamente diante de outras pessoas é fundamental manter contacto visual com cada uma, repartindo a atenção por todas, à vez, mas da forma mais espontânea possível. Já manter contacto visual online significa que deve estar sempre, ou quase sempre, a olhar para a webcam, já que é essa a imagem que as outras pessoas verão de si. Isto pode ser desconcertante porque, no fundo, está a olhar para uma máquina, um pedaço de plástico. No entanto, não sucumba à tentação de estar sempre a olhar para as pessoas no ecrã porque, ao fazê-lo, mesmo que apenas com o propósito de as ver e tentar perceber como estão a receber e a reagir à sua mensagem, estará automaticamente a influenciar negativamente essas pessoas e elas não reagirão tão bem como se estivesse a manter o contacto visual.

Em vez de se preocupar com a forma como as pessoas estão a percecionar a sua mensagem, seja generoso e dê-se – dê o seu olhar a todos os interlocutores. Verá que a diferença compensa!

Olhar para a câmara poderá criar-lhe a dificuldade de manter um fio condutor na sua comunicação, mas isso é facilmente ultrapassável: basta colar uma nota post-it junto à câmara com os tópicos principais. Por estar muito próxima da câmara as pessoas que o ouvem não notarão o pequeno desviar do seu olhar. Isto dar-lhe-á maior à vontade porque não tem de decorar tudo e ficará mais solto e relaxado, desfrutando do momento. Basta incluir os tópicos principais e o resto poderá completar no momento, num misto entre algo preparado e improvisado. A comunicação será muito mais natural e apreciada pelos seus interlocutores!

Por fim: é necessário fazer algo que a grande maioria das pessoas já precisam de fazer sempre que falam em público: deixar para trás as “bengalas”. Bengalas são todos e quaisquer sons ou movimentos repetitivos e sem significado. Bengalas verbais são os “hãs”, “ok”, “portanto”, “não é”, “pá”, entre muitos outros. A utilização exagerada destes sons que preenchem pausas percebidas como incómodas por quem está a falar leva ao tédio e a que os seus interlocutores percam o interesse em ouvi-lo. As bengalas podem também ser físicas, por exemplo esfregar as mãos de forma forçada e demasiado regular, mexer na cara ou no cabelo. Como é possível deixar isto para trás? Preparando melhor as apresentações, o que se planeia dizer e estando consciente da utilização exagerada de bengalas. Tal como para verificar a qualidade do seu som, grave-se, ouça e veja. Procure estes sons e movimentos e conte-os. Repita e continue a repetir até eliminar totalmente!

Após implementar estas alterações técnicas e de comunicação verá o quão fácil será criar e manter uma ligação emocional com o público! Deixará de perder a linha de pensamento, deixará de ser tão hesitante e, pelo contrário, passará a falar com mais paixão, energia e entusiasmo! Verá que a maioria das vezes comunicar será bastante mais fácil para si e prazeroso para o seu público.

O maior interesse por parte dos seus interlocutores fará com que passe a conseguir atingir os objetivos das suas reuniões mais frequentemente e com maior consistência. Em suma, quem gosta de o ouvir irá prestar mais atenção e compreenderá melhor a sua mensagem.