Iuri Pereira

Software Developer

Digitalizar os sistemas é algo que, neste momento, não é um luxo, mas sim uma necessidade. Tenho noção de que existe, por vezes e por inúmeras razões, uma aversão ao digital que até pode ser, nalguns casos, justificável. No entanto, é preciso distinguir as situações, pois uma digitalização ineficiente vai tornar a realidade mais complexa e difícil e, como “bónus”, atrasar todo o processo.

Nos dias de hoje, os mercados são muitíssimo competitivos para que um armazém com dezenas de milhares de artigos tenha que os contar manualmente numa verificação de stock, por exemplo. Esta é uma realidade, tal como são outras que agravam o problema. Outro exemplo: Já tive a oportunidade de presenciar situações em que as equipas trabalham de forma desintegrada e não colaborativa, onde uma trabalha dentro do armazém, fazendo a gestão física dos pedidos, e outra fazendo a gestão lógica dos stocks, registando as entradas e saídas no sistema informático. Até aqui ainda poderia ser tolerável, considerando que o processo de entrada e saída de stock, numa primeira instância, ainda poderá ser feito através de folhas de papel.

Mas depois há os “incidentes” de ambos os lados: O operador de armazém que, ao movimentar o stock, danifica ou destrói um artigo, que deve ser dado como quebra, mas não notifica quem faz a gestão do stock ou, notificando, o registo desse ajuste é deixado para mais tarde, porque “há coisas mais importantes”, acabando por cair no esquecimento; um pedido ao armazém, para verificar e efetivar o stock disponível, que não obtém resposta em tempo útil porque, uma vez mais, “há coisas mais importantes” naquele momento fazer, levando a que quem está a executar a gestão informática tenha que arranjar uma solução mais ou menos próxima daquilo que considera ser a realidade, para responder aos clientes ou aos comerciais.

Está visto que o problema está relacionado com os procedimentos que não são seguidos e os erros começam a acontecer: as existências não batem certo ou os valores do stock são incorretos. Algumas organizações consideram que há uma margem de erro aceitável, mas não pode haver qualquer margem de erro – todas são inaceitáveis. Por fim, estas situações acabam por culpabilizar todas as partes e, no limite, é a empresa, como um todo, que sai prejudicada.

É por isto, e por muito mais, que a digitalização e utilização de sistemas eficientes é muito importante, de forma a se minimizarem situações que, vendo pontualmente, até poderão parecer insignificantes, mas que, com o passar do tempo e acumular dos erros, pode resultar em graves problemas. E, muitas vezes, quando o diagnóstico é feito já é tarde demais.